Одно дело, когда речь идет об оформлении путевого листа автокрана, тут вопросов быть не может. Но нужно ли оформлять путевой лист для директора, который перемещается по городу на служебном автомобиле? Ответ на этот вопрос есть в правилах, которые вступили в действие 1 января 2021 года. Там говорится, что путевой лист нужен всем и всегда. Его должны оформлять организации, у которых на балансе есть служебный транспорт независимо от того, в каких целях его используют — служебных или коммерческих.
Путевой лист для ведения учета ГСМ
Этот документ позволяет вести учет расходов компании на ГСМ. С одной стороны, в РФ нет закона, который бы предписывал вести учет топлива по определенным документам, однако по факту путевой лист давно используется именно в качестве такого документа. То, что компания приобрела ГСМ, она может подтвердить разными способами: кассовыми чеками, накладными, топливными картами, отчетом о движении ГСМ, ведомостями учета выдачи ГСМ и другими. Однако общую картину о фактическом расходе ГСМ дают только путевые листы.
Чиновники уверены, что затраты на покупку топлива невозможно отследить по налогу на прибыль, на этапе оплаты авансового платежа или даже при отгрузке бензина покупателю. Все эти действия подтверждают факт покупки, но не факт использования ГСМ. А учет расходов ведется на основе второго действия.
Оформление путевых листов для служебных поездок руководителя
Из предыдущего пункта очевидно, что путевой лист подтверждает факт использования ГСМ на нужды компании. В том числе этот документ помогает контролировать пробег автомобиля, время его использования в течение отчетного периода, а также получать информацию о реальных маршрутах, по которым передвигалось транспортное средство.
Для подтверждения пробега автомобиля учитывают данные одометра, которые фиксируют дважды в день: в момент выезда и заезда на стоянку. Эту информацию обязательно вносят в путевой лист, в отличие от маршрута движения. Однако чиновники указывают на необходимости фиксации и данных о маршруте тоже — они служат доказательством того, что сотрудники использовали автомобиль в служебных целях.
Путевые листы выполняют еще одну важную функцию: помогают экономически обосновать затраты на ГСМ (см. письмо Минфина России от 30.11.2012 № 03-03-07/51). Потому так необходимо оформлять путевые листы даже для поездок руководителя в служебных целях. В противном случае налоговые органы имеют право исключить затраты на ГСМ из расчета налога на прибыль.