Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – бланк для кадровика

В книге учета, которую должна вести кадровая служба либо иное подразделение организации, оформляющее прием работников, регистрируют все книжки, от работников при оформлении с конкретным номером.

Правила заполнения трудовых книжек

Необходимо соблюдать определенные правила заполнения, поэтому стоит обратить внимание на записи в трудовых:

• Первую в валовом:
  • регистрационными номерами;
  • вкладышами (книжки/вкладыши регистрируются подряд).
  • Во 2-ой, 3-ей, а также 4-ой ставят (число, месяц):
    • приема;
    • самой книжки/вкладыша.
    • Пятая содержит:
      • фамилию владельца книжки;
      • полностью имя владельца;
      • полностью его отчество.
      • В шестую вносят:
        • серию книжки/вкладыша;
        • номер книжки/вкладыша.
      Необходимо учитывать специфику книжек, предъявляемые при оформлении приема, а также выдаваемые. Работник старшего возраста даже может предъявить книжку 38 года, в них отсутствует:
      • сер.;
      • ном.
      В шестой предпочтительно сделать прочерк, чтобы указать их отсутствие, иначе пробел в данной может восприниматься как обычное небрежное (т.е. пропуск информации). В книжки и вкладыша в него 1974 года обозначалась:
      • специальными буквами АТ;
      • римскими.
      К примеру, AT-IV, при этом о являлся семизначным. В современных сер. обозначается:
      • исключительно буквами:
      • в книжке – ТК;
      • во вкладыше – ВК;
      • без цифр;
      • 7-мизначный.
      Обязательно помнить о том факте, что при оформлении книжки, бланк необходимо получить непосредственно в организации, то есть используемый обязательно должен быть оприходован (т.е. зарегистрирован) в самой книге по учету книжки с указанием:
      • серии;
      • номера
      Недопустимо использовать не оприходованные серии, а также их не числятся в приходно-расходной книжке. В седьмую необходимо:
      • профессию;
      • специальность работника.
      Наименования, в них взяли работника, непосредственно в 8-ую. А если компания имеет достаточно сложную структуру с разделением на мелкие, тогда во избежание путаницы и ошибок:
      • подразделение
      • в состав его входит.
      К примеру:
      • отдел маркетинг,
      • сектор рекламы.
      • В девятой:
        • ном.:
          • распорядительного документа;
          • приказов;
          • распоряжения;
          • протокола общего собрания;
          • иного решения работодателей, на основании их был произведен прием работника.
          • Десятая графа содержит личную (собственноручную роспись) работника кадровой, работника т/к либо оформившего ее впервые.
      Стоит напомнить, что ответственность за:
      • хранение;
      • учет;
      • выдачу
      книжки несет уполномоченное лицо, назначается приказом (либо же распоряжением) работодателя. При регистрации вкладыша в книжку в десятой графе ставится подпись работника кадровой службы, даже, несмотря на тот факт, что в самом наименовании графы указывается только о расписке ответственного лица, заполнил трудовую книжку.
      • Содержание одиннадцатой показывает, какую сумму (в руб.) уплатил работник за бланк книжки либо вкладыш.
      В Специальных трудовых книжек данная сумма не установлена, но при выдаче сотруднику т/к либо вкладыша работодатель взимает с него плату, определяющая расходами на приобретение. Таким образом, эта графа заполняется лишь при регистрации т/к, которые оформлены впервые, либо при регистрации вкладышей. Представляется крайне целесообразным в других случаях, то есть при регистрации книжек, ставить в данной графе прочерк, этим показывая, что деньги вообще не взимались.
      • Двенадцатая, а также тринадцатая графы заполняются уже при увольнении .
      В двенадцатой работником ставится дата выдачи книжки, то есть увольнения (а именно последнего дня).
      • В тринадцатой – ставится роспись о получении книжки.
      В названных случаях в этих графах указываются соответственно:
      • уведомления (телеграммы либо заказного письма);
      • уведомления (телеграммы либо заказного письма);
      • дата отправки при согласии т/к по почте.
      Данная книга учета трудовых книжек отвечать следующим требованиям:
      • должна быть переплетена в твердую обложку (с прошивкой страниц нитями), так как она находится нескольких лет, а затем долго хранится в архивах;
      • страницы нужно заранее, т.е до начала заполнения, пронумеровать;
      • книгу нужно прошнуровать;
      • концы шнура приклеить небольшим листком бумаги непосредственно к внутренней стороне ее обложки;
      • книгу нужно опечатать сургучной печатью либо опломбировать;
      • сургучная печать захватывать:
      • часть бумаги;
      • выступающие концы шнура;
      • обложку.
      • заверительную надпись с обязательным указанием, и прописью количества пронумерованных/прошнурованных страниц.
      Если взамен сургучной печати используют пломбу, то она обязательно ставится на концы шнура. МИНИСТЕРСТВО СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 10 октября 2003 г. № 69 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ЗАПОЛНЕНИЮ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК В соответствии с Постановлением Правительства от 16 апреля 2003 г. № 255 «О трудовых книжках» (Собрание законодательства, 2003 г. ст. 1539) Министерство социального развития постановляет:
      1. Инструкцию по точному заполнению книжек обязательно согласно приложению № 1 форму расходной книги по учету трудовой книжки в нее согласно приложению №2 форму книги движения трудовых книжек и вкладышей в них согласно приложению №3.
      2. Признать не действующим на всей территории:
      Госкомтруда:
      • от 20 июня 1974 г. № 162 «Об утверждении Инструкции о ведении книжек на предприятиях, в учреждениях»;
      • от 2 августа 1985 г. № 252 «О внесении изменений и дополнений в Инструкцию о книжек на предприятиях, в учреждениях, утвержденную 20 июня 1974г. № 162?;
      • а СССР от 31 марта 1987 г. № 201 «О внесении дополнений в Инструкцию о порядке книжек на предприятиях, в учреждениях»;
      • пункт 2 Госкомтруда СССР от 15 августа 1990г. № 332 «О признании утратившим силу и внесении изменений в постановления Госкомтруда по вопросам совместительства»;
      • СССР от 19 октября 1990 г. №142 «О внесении изменений в Инструкцию о порядке книжек на предприятиях, в учреждениях, утвержденную
      • 20 июня 1974г. № 162 (в редакции Постановления Госкомтруда СССР от 2 августа 1985 г. № 252)». Министр труда и социального развития Российской Федерации
      Примерные правила ведения, книжек, производство трудовой книги, и, собственно, обеспечения ими работодателя, утвержденные Постановлением Правительства РФ. Для трудовых книжек, книжки в организациях ведутся:
      1. расходная книга, в которой отмечается бланков трудовой книжки;
      2. книга движения трудовых книжек.
      Книга учета трудовых книжек формируется по утвержденному Министерством труда РФ нормам. В приходно-расходную книгу, используемую для трудовых книжек и вкладышей в них, которые ведет бухгалтерия организации, вносят сведения об операциях, связанных как с получением, так и расходованием всех трудовых книжек, с точным указанием, а также номера каждого бланка. В книге трудовых книжек, которую обычно ведет служба подразделение организации. В книге учета оформляется прием и увольнение сотрудников. Также регистрируют все трудовые книжки, которые при их непосредственном поступлении и трудовые книжки с конкретным указанием, а также номера. При получении трудовой книжки из-за увольнения работник обязательно должен расписаться в личной карточке, а также книге движения трудовых книжек. В общем, приходно-расходная книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена руководителем, скреплена сургучной печатью либо опломбирована. Книги хранятся в самой как документы достаточно строгой отчетности и выдаются непосредственно человеку, ответствененному за ведение трудовых книжек, только по его личной заявке. По окончании же месяца человек, который ответственен за ведение всех трудовых книжек, обязан представить в бухгалтерию полный отчет о наличии у него трудовой книжки и суммах, которые за уже оформленные трудовые книжки, с обязательным приложением приходного ордера кассы фирмы. Испорченные при их образцы трудовых книжек непременно подлежат уничтожению с последующим составлением соответствующего акта. Трудовые книжки, а также дубликаты трудовых книжек, которые не при смерти ближайшими родственниками, хранят в течении 2-х лет в кадровой службе отдельно от других книжек. По истечении срока невостребованные книжки хранят в архиве организации 50 лет, а потом подлежат уничтожению в принятом порядке. Работодатель обязан иметь в наличии все необходимое количество трудовых книжек.