С конца декабря 2022 года на рассмотрении в Госдуме находится законопроект № 270457-8, в рамках которого предлагается усовершенствовать механизм электронного документооборота в сфере охраны труда. По законопроекту предполагается внести изменения в Трудовой кодекс, в частности в статьи, касающиеся документов, подтверждающих прослушивание персоналом инструктажей по ОТ. Если сейчас их допускается оформлять только в бумажном виде, то при вступлении в силу изменений станет возможным электронный документооборот. Подробнее об этих изменениях читайте в нашей статье.
Как сейчас в сфере трудовых отношений ведется документооборот
Согласно статьям 22.1-22.3 Трудового кодекса РФ, допустимо вести электронный документооборот. Его суть заключается в том, что работодатель создает, подписывает, использует и хранит документы в электронном виде, не дублируя их на бумаге. Правило распространяется на всю документацию, которая обычно предоставляется работникам в бумажном виде, в том числе под роспись. В таком формате можно:
- заключать с работниками трудовой договор;
- оформлять и вести трудовые книжки, делать в них записи о приеме на работу, переводе, увольнении сотрудников;
- вести штатное расписание;
- оформлять и подавать отчеты СЗВ-ТД;
- разрабатывать и утверждать положения о премировании или оплате труда, правила внутреннего распорядка и другие локальные нормативные акты.
Важно знать! Если работник сделает официальный запрос, то работодатель в течение 3 рабочих дней должен выдать дубликат электронного документа в бумажном виде.
Электронное оформление допускается почти для всех кадровых документов: коллективного и ученического договора, приказа о дисциплинарном взыскании, переводе на удаленку, на предоставление отпуска, о простое, временном отстранении от работы, выговоре за прогул и пр. Эти и другие документы работодатель заверяет электронной подписью (ЭП) и по цифровым каналам передает сотруднику, который, ознакомившись, тоже ставит свою ЭП.
Полезно знать! Закон не дает прямых указаний, какую электронную платформу использовать для документооборота, поэтому работодатель может выбрать предлагаемую ТК платформу «Работа в России» или другую систему. Главное, чтобы в ней была возможность дистанционно подписывать документы ЭП, передавать и хранить их.
Какие документы нельзя перевести в ЭДО
Допустимость ЭДО распространяется не на всю кадровую документацию. В статье 22.1 Трудового кодекса приводится список таких документов, которые на текущий момент можно оформлять только на бумаге, чтобы работник мог подписать их вручную. Перечень не слишком большой и включает:
- трудовую книжку, если работник выразил желание использовать бумажную версию;
- акт о несчастном случае на производстве;
- приказ (распоряжение) об увольнении работника;
- документы (лист ознакомления), подтверждающий прохождение сотрудником инструктажа по охране труда.
В данной статье нас интересуют именно документы о прохождении трудоохранных инструктажей, поскольку их и касаются изменения законопроекта № 270457-8, находящегося на рассмотрении в Госдуме. Рассказываем, что же произойдет, когда они будут приняты и вступят в силу.
Распространение ЭДО на инструктажи по ОТ
Итак, согласно внесенному в Госдуму законопроекту, предполагается исключить из статьи 22.1 Трудового кодекса норму, которая запрещает ЭДО в отношении документов, подтверждающих, что сотрудник прослушал инструктаж по ОТ. Теперь их можно представлять в электронном виде, как и перечисленные выше акты, приказы, договора и пр.
Запрет остается только для документов по целевым инструктажам, в ходе которых обучают технике безопасности при какой-либо внештатной деятельности, будь то ликвидация последствий аварии, организация массовых мероприятий, работы повышенной опасности и пр. Такие инструктажи ввиду их специфики не проводят дистанционно, поэтому сотрудники могут без проблем сами их подписать.
Чем обусловлены изменения в нормах, регламентирующих ЭДО
При проведении инструктажей по охране труда, за исключением целевых, возникают некоторые сложности, другими словами, неудобства.
Закон не устанавливает запрета на дистанционный формат мероприятия с применением цифровых технологий и сервисов. В то же время, даже пройдя инструктаж удаленно, работник все равно должен лично подписать бумажный документ, подтверждающий, что им была прослушана вся необходимая информация. При этом на предприятии может быть ЭДО — персоналу, несмотря на это, каждый раз приходится приезжать в организацию, чтобы оставить роспись.
Как видно из описанной ситуации, если сотрудник лично подписал документ, это подтверждает факт прохождения инструктажа, но никак не отражает его качество и фактически полученные знания. В условиях повсеместной цифровизации, внедрения различных форм дистанционной работы и широкого распространения ЭДО такое положение дел становится фактором, тормозящим развитие организации. Особенно если она работает в сфере IT, которая сегодня является одной из самых растущих и востребованных отраслей.
Полезно знать! Перевод документооборота по охране труда на электронный помогает уменьшить расходы за счет устранения затрат на оформление бумаг. Кроме того, это делает отрасль более прозрачной для надзорных органов, упрощает контроль и снижает количество случаев нарушения законодательства.
Важный нюанс с электронными подписями
Чтобы обеспечить высокую защищенность и достоверность документации, законопроект вводит обязанность для руководителя использовать только усиленную электронную подпись. При этом работник при условии пользования системой ЭДО работодателя может подписывать документы как квалифицированной, так и неквалифицированной усиленной электронной подписью.
В заключение
Предполагается, что изменения, предложенные законопроектом, вступят в силу с 1 марта 2023 года. Пока он находится на доработке в связи с тем, что нужно учесть отсутствие у работодателя обязанности организовывать дистанционные инструктажи по охране труда.
Кроме того, данный законопроект влечет за собой внесение изменений в Постановление Правительства РФ №2464 с правилами обучения ОТ, которые также обновятся в 2023 году, как и проведение СОУТ на микропредприятиях. Об этом мы рассказывали в нашем блоге — перейдя по ссылкам, вы узнаете всю необходимую информацию.
В центре повышения квалификации «Битрейд» вы можете пройти обучение по охране труда в дистанционном формате. При успешном освоении программы выдается удостоверение, дающее право занимать соответствующие должности, и копию протокола сроком действия 3 года. За подробностями звоните нам по контактному телефону или оставляйте заявку на нашем сайте.