Журнал регистрации трудовых договоров

Журнал регистрации трудовых договоров: актуальная форма и записи в журнале

с сотрудниками предприятия необходим для регистрации каждого подписанного трудового договора. Если регистрация производится на бумажном носителе, тогда подобный журнал должен обязательно:

1. иметь пронумерованные страницы;
2. быть прошит;
3. прошнурован;
4. опломбирован подписью руководителя;
5. иметь печать организации.

Форма журнала может быть произвольной, однако в нее вносят все необходимые данные, которые позволяют оперативно отыскать документ, а при крайней необходимости и выдать соответствующую справочку.

Регистрацией является запись учетных данных касательно документа по установленной форме, которая фиксирует факт:

1. создания;
2. отправления;
3. получения (согласно ГОСТу Р51141-98).

Внутренние документы регистрируют в день их непосредственного подписания либо утверждения. Их необходимо регистрировать отдельно от всех входящих/исходящих документов. Все без исключения внутренние документы при регистрации делят на определенные группы по видам. Каждый вид регистрируется отдельно. Форма регистрационного журнала и книг никак не регламентирована в нормативных актах, работодатель может самостоятельно определять состав и, конечно, расположение реквизитов в используемых регистрационных формах.

Содержание журнала трудовых договоров

1. регистрационный номер;
2. дата регистрации;
3. структурное подразделение, куда принят работник;
4. должность;
5. Ф.И. О. работника;
6. сведения о внесении изменений;
7. примечания.

Срок хранения журнала

Обратите особое внимание на то, что в соответствии с пунктом "д" статьи 358 Перечня типовой управленческой документации, которые образуются в деятельности предприятия, с обязательным указанием всех необходимых сроков хранения, утвержденный Росархивом 06.10.00, обязательный для журналов учета (трудовых договоров устанавливается срок хранения не менее 75 лет.

Работодателю будет намного легче защищаться, если возникнет трудовой конфликт (в том числе судебный), если в организации точно и грамотно выстроена система регистрации документов.

Получается, что система регистрации в организации необходима для:

1. учета наличия документов
2. отслеживания их движения;
3. придания юридической силы некоторым документам компании;
4. оптимальной организации документооборота внутри предприятия;
5. защиты интересов работодателя, если возникнет судебный конфликт.

В этом случае журнальная система регистрации обязательно подтвердит факт создания конкретного документа в определенную дату.

Правила оформления журнала

Рекомендуется соблюдать некоторые правила оформления подобных журналов, чтобы они выполняли не только функцию обычной регистрации документов, однако и могли в случае какого-либо конфликта послужить весомым доказательством того факта, что документ был создан в конкретный период времени и точно не мог быть вписан несколько позднее.

Журналы непременно должны:

1. иметь твердую обложку (чтобы соблюдались сроки хранения);
2. иметь клеевой переплет ( это может послужить доказательством невозможности либо затруднительности удаления листа, либо добавления листа в уже ­существующий журнал);
3. иметь пронумерованные страницы;
4. страницы должны быть прошиты;
5. содержать заверительную запись. Данная запись состоит из точного указания названия журнала, общего количества прошитых и пронумерованных страниц (цифрами либо прописью), должности, всевозможные подписи и расшифровки подписи руководителей организации, а также даты оформления журнала.
6. Заверительная подпись проставляется непосредственно на задней обложке журнала извне либо снаружи нее.

В соответствии с принятыми нормами делопроиз­водства в регистрации нуждаются все документы, требующие отве­та, исполнения в справочных целях. Регистрация обязательно фиксирует факт создания/ поступления документа в компанию. Она необходима для:

1. точного учета количества всех документов;
2. контроля ис­полнения документов;
3. обеспечения их сохранности;
4. обеспе­чения поиска документов.

Перечень документов для кадровой службы

1. журнал регистрации приказов;
2. трудовых договоров;
3. выдачи командировочных удостоверений;
4. личных дел;
5. личных карточек;
6. кар­точек учета отпусков;
7. выдачи справок;
8. учета движения трудовых книжек.

Нормативным документом, который точно установил обязательность ведения данных книг, является общий Перечень типовых управленческих документов, которые обра­зуются при деятельности организаций с обязательным указанием сроков хранения. Его утвердил руководитель Федеральной архивной службы РФ 6.09.2000г. Статья 358 указанного Перечня задает сро­ки хранения для подобных основных кадровых регистрационных журналов. Форму же книги каждый работодатель может разрабатывать индивидуально, за исключением лишь книги учета движения трудовых книжек. Данная книга ут­верждена постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003г. №69.

Пример заполнения журнала регистрации трудовых договоров